العمل معًا في أي مكان

مدخل:

 

بفضل التقدم في تقنية المعلومات وسهولة مشاركة الملفات على الإنترنت، يستطيع العمال اليوم القيام بعملهم من جميع المواقع، ويمكنهم في كثير من الأحيان تحديد جداولهم الزمنية التي تناسب أوقاتهم، حيث يقول (Nick Timmons) مدير المبيعات بشركة (Personify) إن كل شخص فعال سواء من المنزل أو عندما يسافر إلى الخارج كما لو كنت في المكتب، بعد أن سمحت الشركات بشكل بترتيبات عمل مرنة مكَّنت الموظفين من العمل عن بُعد، ففي عام 1995 كان 9% فقط من الموظفين في أمريكا يعملون من على البُعد، وبحلول عام 2015 أصبح 37% من الموظفين يمارسون أعمالهم من بعيداً عن مكاتب مؤسساتهم، وفي عام 2016 كان 43% من الموظفين في الولايات المتحدة هم العاملين عن بُعد، ومع مرور الوقت قد تجد الشركات التي لا تسمح بالعمل عن بُعد صعوبة متزايدة في جذب موظفين جدد أو الاحتفاظ بموظفيها المميزين.

 

تمكين الموظفين من العمل عن بُعد أصبح ممارسة إدارية أساسية:

هناك العديد من الفوائد التي تجنيها الشركات من خلال سماحها بالعمل عن بُعد، أهمها: 

• المحافظة على القدرة التنافسية:

أصبح العمل عن بُعد شرطًا أساسيًا بالنسبة للعديد من الموظفين اليوم، وغير قابل للتفاوض في عمليات التوظيف، لذلك لا تستطيع بعض الشركات العثور على المواهب المتخصصة التي تريدها في بعض المناطق، إلا بالاستعانة بموظفين عن بُعد، ومثال لذلك أنه في عام 2013 قامت شركة (Formstack) المتخصصة في إدارة البيانات، ومقرها إنديانا بوليس، بتأسيس فكرة "مكتب اختياري" لجميع الموظفين الجدد، فاكتشفت الشركة أنه بحلول عام 2018، كان 35 فقط من أصل 80 موظفًا لديها، يعيشون في إنديانا بوليس أو بالقرب منها.

 

• تنمية الشركة وتقليصها:

يمكن للشركات بسهولة زيادة أو تقليل حجم القوى العاملة لديها، من خلال توظفين العاملين عن بُعد للإشراف على المشروعات بناءً على اتجاهات الأعمال أو أي عوامل أخرى، فعلى سبيل المثال، يقوم مطور البرمجيات (Teamed)بإعداد فرق افتراضية من العاملين عن بُعد من جميع أنحاء العالم لمشاريع برمجية محددة ثم يتم الاستغناء عنهم عند انتهاء المشاريع.

 

• تقليل التكاليف وزيادة الأرباح:

يعتبر توفير التكاليف والنفقات العامة، السبب الرئيسي الذي يجعل الشركات تختار توظيف "عاملين عن بُعد" فقد أشارت دراسة متخصصة إلى الشركة المتوسطة تستطيع توفير ما لا يقل عن (10.000) دولار سنوياً عن كل موظف يعمل عن بُعد بدوام كامل؛ فعلى سبيل المثال، يمكن لشركة في كاليفورنيا الأمريكية أن تدفع لمبرمج في هانوي أقل بكثير مما تدفع لمبرمج في سان فرانسيسكو.

 

أدوات الأداء الفعّال في العمل عن بُعد:

أهم أدوات العمل الفعّال عن بُعد تتمثل في وسائل الاتصال السهلة والسريعة عبر الإنترنت؛ بجانب منصة مشتركة لتخزين الملفات؛ ونظام عملي يسهل التعاون بين الموظفين عن بُعد، لذا يجب على المديرين التنفيذيين والموظفين مشاركة رؤيتهم حول العمل عن بُعد، وتمكين الجميع من الوصول إلى المعلومات الأساسية الخاصة بتفاصيل رؤيتهم في العمل عن بُعد.

يرى (Allie Schwartz) نائب رئيس شركة (Fog Creek) للبرمجيات أن إدارة القوى العاملة عن بُعد "ليست بالأمر الصعب للغاية طالما أن علاقتك مع موظفيك البعيدين قوية". وهناك أدوات عديدة تسهل التعاون النشط مع العاملين عن بُعد، وقد نجح مطورو البرامج في ابتكار منتجات برمجية تتضمن الأدوات المتقدمة التي تساعد العاملين عن بُعد على الشعور بالقرب من بعضهم البعض، مثل الدردشة ومؤتمرات الفيديو والمكاتب الافتراضية وبرامج الحضور عن بُعد.

يجب على الموظفين تحقيق أقصى استفادة من الوقت الذي يقضونه وجهاً لوجه مع المديرين والزملاء، عندما تُتاح لهم الفرصة، حتى يتعرفوا على الأشخاص الذين يعملون معهم عن بُعد، وهذا مهم بشكل خاص لأعضاء الفريق في مدن أو بلدان مختلفة، مع الانتباه إلى أهمية التنسيق بين الفرق التي تعمل من مناطق زمنية مختلفة. وتجدر الإشارة هنا إلى أن بعض الفرق البعيدة تتعامل مع هذه الاختلافات من خلال تنظيم نفسها على أساس الشمال والجنوب بدلاً من الشرق والغرب، وفي بعض الفرق، يعمل الأعضاء في نوبات، بحيث يكون بعضهم مشغولًا أثناء ساعات العمل والبعض الآخر أثناء "ساعات الراحة".

ويعتقد بعض العمال أنهم يجب أن يتواجدوا في نفس المساحة المكتبية، ليكونوا أكثر فاعلية، إلا أن (Bill Cripps) مؤسس شركة (Agile Dimensions) يقول: "يعتقد الناس أنهم يريدون أن يتواجدوا في مكان واحد، لكن ما يريدونه حقًا هو الاتصالات بنطاق تردد عالِ".

 

أهمية تعزيز معنويات العاملين:

إذا قمت بإدارة العاملين عن بُعد بأسلوب المراقبة اللصيقة، فأنت تثبت أنك لا تثق في العاملين البعيدين وتراقب كل ما يفعلونه، وفي هذه الحالة توقع حدوث الاستياء والمشاكل في نهاية المطاف، لذا يجب على المديرين تقديم عبارات المدح للموظفين الذين يقومون بعمل جيد، ويجب على الشركات التعبير عن تقديرها لأعضاء الفريق الافتراضي.

على سبيل المثال، تقوم بعض الشركات بتوصيل صناديق الوجبات الخفيفة للعاملين عن بُعد تقديراً للعمل الجيد الذي قاموا به، وتوفر شركات أخرى اشتراكات في صالة الألعاب الرياضية أو خدمات تنظيف المنزل، أو تنظم مجموعات مشتركة مثل أندية الكتب، وغيرها.

كذلك عند إجراء اجتماعات عبر الإنترنت تحتاج أنت والعاملون عن بُعد إلى اتصالات قوية ومستقرة ومعدات تقنية عالية الجودة، مثل معدات مؤتمرات الفيديو وسماعات الرأس المانعة للضوضاء للتخلص من تشويش الخلفية، ويجب أن يهتم مدير الاجتماع بتسجيله لأعضاء الفريق الذين لم يتمكنوا من المشاركة، والحرص على توزيع فرص الحديث والتعليق بتكافؤ، ويمكن للمشرفين استخدام بطاقات الاجتماع الافتراضية لتخفيف المشكلات العرضية.

 

"إن رسائل الشكر والرسائل اللطيفة القصيرة والتهنئة بعيد الميلاد، تكون أكثر أهمية عندما يعمل الجميع عن بُعد."

 

سليمة جوراني - الرئيس التنفيذي لشركة (Trade Conductor)

 

مخاوف تراجع الإنتاجية:

يثير العمل عن بُعد مخاوف لدى بعض القادة التقليديين من حيث الإنتاجية، وهؤلاء يعتقدون أنهم غير قادرين على معرفة ما إذا كان العاملون عن بُعد يقومون بعملهم بشكل جيد أو لا، إلا من خلال تقييم مدى نجاحهم في تحقيق أهدافهم. لكن في الواقع، غالبًا ما تكون فرق العمل البعيدة أكثر إنتاجية من الفرق العاملة في المكاتب، لأنه يجب عليهم استيفاء معايير قابلة للقياس الكمي، وقد تستخدم بعض الشركات برامج وأجهزة مراقبة تسجل كل إجراء يقوم به الموظف عن بُعد، لكن هذا يبدد الثقة بالتأكيد، لذا ينصح الخبراء بالتركيز على النتائج.

 

"الكثير مما ننظر إليه الآن ليس جديدًا، كل ما في الأمر هو أن التقنيات تجعل العمل من أي مكان ممكنًا لعدد أكبر بكثير من الأشخاص.

 

(Pilar Orti) مديرة برنامج "افتراضي ولكنه غير بعيد"

 

إجراءات الأمان في العمل عن بُعد:

وفقاً لموقع (Global Workplace Analytics) فإن حوالي 92% من قادة العمل عن بُعد لم يحدث أن أبلغوا عن أي مشاكل تتعلق بأمن البيانات، ومع ذلك فإن العمل عن بُعد يحتِّم على الشركات تحديث برامج الأمان الخاصة بها، فقد قامت شركات كبرى مثل (American Express) و(Wells Fargo) و(, United Health Group) و(The Hartford) و(ADP) و(JP Morgan Chase) باتخاذ إجراءات تأمينية أكبر عن الانتقال إلى العمل عن بُعد، حيث تجاوزت تلك الإجراءات الأساليب الروتينية التي تتبعها معظم الشركات فيما يتعلق بأمن بيانات فرقها العاملة عن بُعد. 

 

التدرج في العمل عن بُعد:

يجب على الشركات إجراء عملية الانتقال من العمل التقليدي إلى المجال الافتراضي بعناية شديد مع مراقبة وتقييم كل خطوة، وهنا يقدم (Scrum) وهو جزء من منهجية مشروع (Agile) نموذجاً جديراً بالاهتمام يجب اتباعه عندما تتبنى شركتك العمل عن بُعد، يتمثل في الانتقال عبر مراحل صغيرة قابلة للقياس والتي تعتمد نتائجها على بعضها البعض، ويجتمع فريق التخطيط بعد كل حدث رئيسي لمراجعة التقدم، واتخاذ قرار بتأييد النهج أو تعديله أو تجربة شيء مختلف.

وينصح (Jeremy Stanton) نائب الرئيس الأول لشركة (Amino) للمدفوعات، بتجريب الانتقال على خطوات صغير بحيث تكون المخاطر محدودة، مع الاحتفاظ بفرصة التغيير السريع إذا لم تمضِ الأمور كما يجب.

 

استخدام التقنية والأدوات والبرامج المناسبة:

يجب على الشركات التأكد من أن الموظفين الذين يعملون عن بُعد لديهم الأدوات والتطبيقات والبرامج والأجهزة التي يحتاجونها، بما في ذلك جهاز كمبيوتر فعال وإنترنت سريع وسماعات رأس وكاميرا ويب وأدوات موثوقة لعقد مؤتمرات الفيديو.

ولتحقيق أقصى قدر من الكفاءة، يعتمد العاملون والفرق عن بُعد على "الاتصالات فائقة السرعة والوضوح وذات النطاق الترددي العالي"؛ لذا يحتاج كل عامل إلى معرفة كيفية عمل أدوات الاتصالات الخاصة به، مع الاطلاع المستمر على الأدوات الجديدة والتقنيات والبرامج والأدوات عالية التقنية، وإليك هُنا قائمة من الخيارات واستخداماتها،

وعلى الرغم من أنها ليست شاملة إلا أنها تقدم الكثير بعض البدائل التي أثبتت جدواها:

• العصف الذهني والتخطيط: 

يتيح استخدام (Web Whiteboard) إمكانية التعاون السريع والسهل عبر الإنترنت، فيما يوفر (Dropbox Paper) مساحة عمل عن بُعد بمزايا إبداعية وتنسيقية، ويساعد تطبيق (Meeting) و(Sphere One) الفرق البعيدة في الوصول إلى نتائج عمل الفريق أثناء المكالمات الجماعية.

 

• صناعة القرار:

تساعد أداة (Ideaflip) فرق العمل عن بُعد على تحسين أفكارها وصياغتها، يشجع برنامج (Loomio) المناقشات الذكية بين فرق العمل عن بُعد ويساعدهم على اتخاذ قرارات ذكية، كما يتيح (Yabbu) إجراء مناقشات سلسة بين العاملين عن بُعد.

 

• تحرير المستندات:

يسمح برنامج (Draft) وهو برنامج رائد للتحكم في الإصدارات، للمتعاون عن بُعد بإجراء تغييرات على مستند رئيسي، لكن التغييرات لا تصبح جزءًا من المستند النهائي دون موافقة مالك المستند، كما يتيح محرر مستندات جوجل للعاملين عن بُعد إمكانية تعديل مستند مشترك بشكل جماعي.

 

• الدردشة الجماعية:

أشهر أدوات الاتصال عن بُعد هي (Slack) و(Skype) و(Twist) وكلها تسمح للعاملين عن بُعد البقاء على دراية بالموضوع أثناء المحادثات عبر الإنترنت.

 

• مؤتمرات الفيديو: 

يعمل برنامج (Amazon Chime) على تحسين جودة الصوت والفيديو للاجتماعات عبر الإنترنت، ويقوم (Catch) بإنشاء رسائل فيديو تختفي بُعد 24 ساعة، ومن خلال (Google Chrome) يتيح (Loom) للعاملين مشاركة شاشات الكمبيوتر مع الآخرين في فريق عملهم الافتراضي.

 

• الاجتماعات عبر الإنترنت:

باستخدام الأجندة الفورية، يمكن للعاملين عن بُعد إنشاء جداول الأعمال وتتبع عناصر الإجراءات وتسجيل القرارات وإجراء استطلاعات الرأي، وتساعد أداة (Lucid Meetings) الفرق البعيدة على جدولة الاجتماعات وإرسال تنبيهات التقويم والموافقة على جداول الأعمال وتسجيل عناصر الإجراءات وجمع تعليقات المستخدمين.

 

• إدارة كلمة المرور:

يمكن من خلال (Dash lane) و(Last Pass) إدارة جميع كلمات المرور الخاصة بك، وكذلك (Zoho Vault) وهو مدير كلمات المرور عبر الإنترنت للفرق.

 

• المساعدون الافتراضيون:

تلبي (Money penny) احتياجات العاملين عن بُعد في أي وقت وفي أي مكان، ويُعد (Zirtual) و(Virtual Employee) من أشهر برامج المساعدة الافتراضية.

 

• ردود الفعل:

يتيح استخدام (Office vibe) تقديم تعليقات صريحة لفريق العمل عن بُعد، ويساعد (Team Canvas) فرق العمل على حل الخلافات.

 

• المكتب الافتراضي:

من خلال برنامج (Pukka team) يمكن لأعضاء الفريق الافتراضي مراقبة حالة بعضهم البعض على الإنترنت، وتقوم أداة (Sococo) بإنشاء صور رمزية عبر الإنترنت للعاملين عن بُعد والتي يمكن للجميع رؤيتها، كذلك يوفر البرنامج مكان تجمع للدردشة.

 

• الأدوات المفيدة:

تستخدم معظم الشركات برنامج (Chat light) المخصص للدردشة المرئية، وبرنامج (Rocket book) وهو عبارة عن دفتر ملاحظات "سحري" بالقلم والورق مُزوّد باتصال رقمي يعزز التواصل بين العاملين عن بُعد، كما يتيح (Side car) للموظفين توصيل الأجهزة اللوحية بأجهزة الكمبيوتر المحمولة لتعمل كشاشات إضافية.

 

" الأدوات الكثيرة تساعدك على التعاون، لكنها لن تساعد في التعرف على بعضكم البعض بصورة شخصية. وإذا انتقلنا إلى التقنية المتقدمة، فإننا بحاجة إلى التواصل بشكل أعمق وتنمية التعاطف مع بعضنا البعض".

 

(Howard B. Esbin) الرئيس التنفيذي لشركة (Play Prelude)

 

العمل عن بُعد يجعل الموظفين ومديريهم أشخاصاً أفضل في وظائفهم وفي الحياة العامة:

عندما تقرر أن تنضم إلى العاملين عن بُعد، عليك أن تتعلم أسلوبًا جديدًا للتواصل، وتصبح أكثر مهارة في المشاركة، وتعتبر أن المشاركة في فريق افتراضي هي بمثابة دعوة لك للتعرف على الآخرين، وأن تصبح أكثر وعياً باحتياجاتهم، والأهم أن تتعلم كيفية الارتباط مع زملائك في كل مكان وبطرق جديدة.

بالنسبة للمديرين، يتطلب الإشراف على العاملين عن بُعد توفر الرغبة من أجل منحهم الثقة، وعندما تتعلم القيام بذلك، ستتحسن كمدير، ويمكنك أنت وأعضاء فريقك النهوض معاً لتصبحوا أشخاصاً أفضل.

 

 

عن المؤلفين:

ليزيت ساذرلاند هي مديرة Collaboration Superpowers والمؤسس المشارك لفريق Virtual Team

Talk، مجتمع عبر الإنترنت يضم 500 من عشاق الفريق الافتراضي. المحرر المستقل( كيرستن جانين نيلسون) هو

مستشار يتمتع بخبرة تزيد عن 25 عامًا في مجال نشر الكتب.