شركة العمل عن بُعد

مدخل:

أهم تحديات العمل عن بُعد هي تلك المتعلقة بإدارة الوقت وتحسين تقنيات إدارة الاجتماعات والتواصل. لذلك في هذا الدليل يقترح (Robert Pozen) الرئيس السابق لشركة (Fidelity) للاستثمارات وخبيرة العمل الرقمي (Alexandra Samuel) عدد من الوسائل التي تساعد على تحويل عادات عملك المكتبي إلى مهارات للعمل عن بُعد وزيادة قدراتك المهنية. من خلال إعادة توجيه أولوياتك وتعليمك كيفيَّة إدارة جدولك الزمني وفقًا لاحتياجاتك، وإدارة الاجتماعات عبر الإنترنت ووسائل التواصل الاجتماعي ومناقشة وتقديم العروض الإيضاحية. باختصار هذا الدليل خارطة طريقك "كشركة تجارية فردية" للوصول إلى أهدافك المهنية وتحقيق التوازن بين العمل والحياة.

 

العناوين:

• لتنجح كصاحب "شركة تجارية فردية" يلزمك في البداية تغيير طريقة تفكيرك.

• قبل أن تشرع في العمل عن بُعد، حدِّد أولويات واضحة، وركِّز على المنتج النهائي. 

• ضع قواعد واضحة لفريق العمل عن بُعد وحدِّد مقاييس النجاح.

• حافظ على العمل الهجين الذي يجمع بين العمل عن بُعد والدوام المكتبي لتحصل على أفضل النتائج.

• نظِّم وقتك واستفد من التقنية والمساحة المكتبية المتاحة.

• أدر الاجتماعات، وراجع المعلومات والتواصل الكتابي عن بُعد باحترافية. 

• أضف طابع مهاري في استخدامك البريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي والعروض الإيضاحية عبر الإنترنت.

 

التفاصيل:

غيِّر طريقة تفكيرك ليصبح عملك كصاحب "شركة تجارية فردية" لتتمكن من قياس إنتاجيتك، ومن المهم ألا ينحصر اهتمامك على حساب عدد الساعات، لأن الأولى تتبع الأهداف والوصول إليها.

لم تعد ساعات العمل المكتبي الممتدة من (9 - 5) ساعات الأسلوب الأمثل في إدارة العمل وتحقيق الإنتاجية المُرتفعة. فقد أتاح العمل عن بُعد أساليب عمل أكثر مرونة وتجاوبًا مع احتياجات الموظفين والمتطلبات المتغيرة.

في دراسة استقصائية حديثة أجريت على أكثر من 1000 عامل عن بُعد، كان الأشخاص الذين يتمتعون بالاستقلالية أكثر إنتاجية، وأسرع في إعادة تعلم العمل من المنزل، وأكثر قدرة على تحقيق التوازن بين العمل والحياة بما يناسب احتياجاتهم. وهنا لا بد من الانتباه إلى أن درجة استقلاليتك تعتمد على دورك وقيمتك داخل شركتك أو في سوق العمل الحُر، مع الأخذ بعين الاعتبار تقليل عدد المهام التي تتطلب اجتماعات ومداخلات فريق العمل، فكلما كان العمل فرديًا كنت أكثر قدرة على تحقيق المرونة.

 

"سواء كنت في بداية حياتك المهنية مع مؤسسة كبيرة، أو تدير فريقًا صغيرًا أو تعمل لحسابك الخاص، يجب أن تتبنى عقلية وعادات أصحاب الأعمال الصغيرة."

 

عندما يصبح عملك أكثر انفرادية، عليك كرئيس أو صاحب عمل القيام ببعض إجراءات بناء الثقة:

1. حدد توقعات واضحة: تتمثل في مقاييس النجاح، وآليات التواصل وأفضل الأوقات للتواصل معك، وساعاتك التي تنتج فيها أكثر خلال اليوم، والموعد النهائي لتسليم الأعمال.

2. قم بتحسين التواصل: بدون إفراط أو تفريط مع ضرورة ألا تدع المشاكل تمُر دون التحدث عنها.

3. وثِّق أداءك: تعتبر مراجعات الأداء والتمسك بأخلاقيات العمل الخاصة بك أمرًا مهمًا عند التفكير في الترقية أو التقدُّم لوظيفة جديدة.

 

للعمل عن بُعد، ركِّز على الأهداف والبحث المستمر وحارب العادات السيئة:

إذا كُنت قائدًا لفريق العمل عن بُعد أو عضوًا، حاول التقيُّد بهذه الاستراتيجيات لضمان أداء مُنتج وفعَّال:

 

الاستراتيجية الأولى هي التركيز على الأهداف المهمة وتحديد الأولويات ويمكنك ذلك من ثلاث خطوات:

1. إدراج الأهداف في ثلاث فئات "ما يتوقعه صاحب العمل، وما تريده في حياتك المهنية، وما تريده في حياتك الشخصية".

2. تقسيم الأولويات إلى "عالية، متوسطة، منخفضة" 

3. إعداد قائمة بالمهام والمشاريع وربطها بأولوية الهدف المطابق لها.

 

الإستراتيجية الثانية هي أن تعمل على تحقيق منتجك النهائي في أقل وقت وبأكبر ثقة، من خلال ثلاث مراحل:

1. تضييق نطاق البحث، وعدم إضاعة الوقت في فرضيات قابلة للرفض.

2. مراجعة الفرضيات وإعادة بنائها على أساس معلومات حديثة واستنتاجات واقعية، لا سيَّما بالنسبة للعاملين عن بُعد الذين لديهم فرص أقل للتعاون. 

3. اختبار الاستنتاجات المبدئية على المستهلكين ورصد الأخطاء.

 

"لا تهتم بالأشياء الصغيرة!"

 

الإستراتيجية الثالثة هي مكافحة العادات السيئة واختيار أدوات مفيدة لإدارة الوقت وتعزيز المهنيَّة:

إذا كنت من الأشخاص الذين يميلون إلى التسويف بشكل معتدل ينبغي عليك أن تستخدم نظام العمل المبني على المكافأة، مثلًا يمكنك القراءة لمدة ساعتين تليها مشاهدة برنامج تلفزيوني مفضل. لكن في كل الأحوال عليك تنظيم نفسك بعناية أكبر، وفهم سبب مماطلتك.

أمَّا إن كنت من الأشخاص المثاليين فعليك إعادة توجيه انتباهك إلى المهام الحاسمة، يمكنك القيام بعمل متوسط ​​المستوى في وظائف أقل أهمية، لكن ادخر طاقتك لتحقيق الأهداف التي تحقق أولوياتك.

انتبه إلى أن تعدُّد المهام قد يؤدي إلى القيام بعمل أقل من المثالي، ومع ذلك لا بأس من الجمع بين المهام الأقل أولوية التي لا تتعارض مع بعضها البعض، في المقابل تجنَّب المهام المتعدِّدة الصعبة التي تتطلب اهتمامك بالكامل.

 

يمكنك التعامل وفق قاعدة "التعامل مع المعلومات مرة واحدة فقط" أو (OHIO) والتي تتمثَّل في الاستجابة الفورية لأي رسالة أو طلب من الأشخاص الذين يدعمون أهدافك.

 

نظِّم وقتك واستخدم التقنية واستفد من مساحة المكتب:

يتطلَّب العمل عن بُعد إعادة هيكلة يومك لتحقيق التوازن بين العمل وحياتك الشخصية، لذلك من المهم زيادة قدرتك على التنظيم، على سبيل المثال، يجب أن تجد وقتًا للتنزه، أو تؤدي بعض الأعمال المنزلية أثناء قراءة بريدك الإلكتروني والتحضير للاجتماعات. للتغلب على هذه المعضلة يمكنك إخضاع إدارة الوقت لـ:

• مراجعات أسبوعية: تحدد فيها الأهداف المهمة، والتحديات التي تواجهك في إدارة الوقت.

• مراجعات يومية: تراجع مستوى تحقيق الأهداف، وتخطط للتكيف مع الأولويات الجديدة.

لا بأس من تجاوز الاجتماعات غير الضرورية، والاستفادة من وقتها في ممارسة الرياضة أو التواصل الاجتماعي، ولا تنسَ أن التقنية ضرورية لتنظيم الوقت والمهام.

 

ويمكنك تطوير مجموعة تقنيَّة مثالية إذا ركَّزت على:

1. الحصول على جهاز كمبيوتر بسرعة وكفاءة عالية، مع أنظمة تخزين ونسخ احتياطي، بالإضافة إلى نقطة اتصال محمولة على هاتفك للوصول إلى الإنترنت.

2. الجمع بين تطبيقات التقويم، وقائمة المهام وتتبع الوقت مع المراجعات اليومية أو الأسبوعية.

3. تبنِّي برامج (Zoom، Meets) أو وأي برنامج يفضلها فريق عملك.

 

بعد تنظيم وقتك وتوفير التقنية المطلوبة، اِلتفت إلى مكتبك المنزلي. وقم بترتيبه بما يساعدك على تحقيق الإنتاجية، مثلًا يمكنك إنشاء مواد عازلة للصوت، أو التقليل من مسببات التشتت البصري كالتلفاز، كما يمكنك توظيف الإضاءة والأعمال الفنيَّة والنباتات والصور العائلية لرفع معنوياتك.

إذا كنت تعمل في أكثر من مكان قم بجدولة المهام التي تتوافق بشكل أفضل مع كل مساحة وفقًا بمستوى التركيز الذي تتطلبه كُل وظيفة، أو مقدار الإلهاء المسموح به.

 

أدر الاجتماعات عن بُعد بكفاءة، وراجع المعلومات والتواصل الكتابي

من أهم التحديات اليومية في العمل عن بُعد إدارة الاجتماعات، حيث يبدو صعبًا ترجمة المهارات الشخصية ولغة الجسد وإشارات الوجه من خلال شاشة الكمبيوتر، أو من خلال تفاصيل غرفة الاجتماعات الافتراضية. 

لتجاوز هذا التحدي يجب عليك كمشارك في الاجتماع مراجعة المواد التي ستتم مناقشتها، والتأكُّد من أن الاجتماع يتوافق مع أولوياتك، وأثناء الاجتماع استمع وساهم بشكل بنَّاء، مع التأكيد على فهمك للمهام الجديدة، وكي تتمكن من المشاركة باحترافية يجب عليك تطوير استراتيجية التعلم المستمر لتصبح أكثر اطِّلاعًا ومعرفة في الاجتماعات،

 

وهذه بعض الخطوات لزيادة الكفاءة في الاطلاع عبر الإنترنت:

1. اقرأ مقدمة النص وخاتمته أولًا لتفهم تنظيمه.

2. ابدأ بفقرة في كل مرة، وتخطي الأقسام غير الضرورية أثناء تدوين النقاط المهمة.

3. قم بإزالة الإعلانات أو مقاطع الفيديو المنبثقة بحيث يظهر خلال الاجتماع النص فقط.

4. دوِّن ملاحظات حول التفاصيل المهمة أو الأفكار الرئيسية المتعلِّقة بأهدافك، واستخدم أدوات مثل (Pocket) أو (Instapaper) لإنشاء ملف ارشيفي للرجوع إليه مستقبلًا.

بالإضافة إلى الخطوات السابقة لا بُد من تجهيز الفكرة التي تريد إيصالها عن طريق الكتابة، مع التخطيط لكتابتها من خلال تحديد الهدف الذي تسعى إليه، وضع في اعتبارك أن الطريقة التي تخاطب بها مديرك تختلف عن تلك التي تخاطب بها زملائك في الفريق.

واعلم أن استخدام الخطوط العريضة في تصنيف الأفكار والمعلومات، يساعدك على ربط أفكارك والتحكم في تدفُّق المستند النهائي، لذلك اكتب المسودة الأولى، وأعد كتابتها ثلاث مرات على الأقل "مرة للمحتوى والهيكل، ومرتين للمراجعة والدمج، وثلاث مرات للأخطاء المطبعية أو النحوية"

 

قد يوفِّر العمل عن بُعد الفرصة للكتابة بشكل تعاوني، لذلك كن واضحًا في توزيع الأدوار والمسؤوليات والنتائج المتوقعة، مع الالتزام بالمخطط التفصيلي، ويمكنك استخدام أدوات مثل (Scrivener) أو (Zotero) لإبقاء الجميع على المسار الصحيح.

 

"حتى المحترف الذي يتمتع بمهارات رائعة قد يجد أن الاجتماعات عبر الإنترنت قد تؤدي إلى الإضرار بفعاليتها كعمل تجاري فردي."

 

إضفاء طابع احترافي على البريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي والعروض التقديمية عبر الإنترنت:

استفد من إتقانك للاجتماعات لإنشاء تواصل فعَّال عبر الإنترنت بالتركيز على البريد الإلكتروني والرسائل لديك، ويمكن تبسيط عملية الاتصال من خلال تقييم الوقت المستهلك في تصفية المواد، وقد يفيدك استخدام الصناديق البديلة لصندوق الوارد في البريد الإلكتروني مثل: "عائلة" أو "عاجل" أو "فريق" أو "رئيس" لتنظيم الرسائل الواردة حسب التصنيف. وهذا يساعدك في الاحتفاظ بصندوق الوارد الأساسي للرسائل المهمة، وبالنسبة للاستجابات العاجلة، يمكن استخدام الرسائل الجماعية أو الرسائل النصية، مع اعتماد أدوات إجراء الاتصالات المرئية عند الحاجة.

 

بالإضافة إلى الحفاظ على ميزة الاتصال السريع مع أعضاء فريقك، استخدم لغة واضحة ومهنيَّة تتضمن رسائل عمل مباشرة، ونصًا موجزًا ​​وسياقًا مفيدًا في رسائل البريد الإلكتروني، أو في الرسائل الجماعية أو النصوص.

 

تذكَّر أن التواصل الفعال عبر الإنترنت اليوم يستخدم وسائل التواصل الاجتماعي، والتي يمكن أن تتحوَّل إلى حفرة لا نهاية لها إذا لم تقم بتحديد المعالم المناسبة:

• كن انتقائيًا: بالتركيز على العلاقات التي تريد تطويرها والتواصل معها على المنصة.

• حدِّد قوائم: بتنظيم خوارزميات شبكتك حول تلك العلاقات المحورية من خلال تحديد الكلمات الرئيسية أو علامات التصنيف.

• اتبع مكانة: ابحث عن مركز في السوق يتضمن قيمك وهويتك يؤدي هذا إلى إنشاء صدى للمتابعين الذين يتناسبون مع احتياجات شبكتك.

• اختر منصة: ابحث عن الخيار الذي يناسبك ويشعرك بسهولة الاستخدام.

• انشر كل أسبوع أو أسبوعين: في كل مرة تنشر فيها، تأكد من أنك تساعد شبكتك وتولد أعمالًا تجارية، بينما تكتسب جمهورًا لعروضك التقديمية الاحترافية.

• خطِّط لعروضك التقديمية: باستهداف جمهور محدد، ووضع أهداف واضحة تستوعب ما تريد منهم أن يتعلموه ويفكروا فيه ويشعروا به.

لتتمكَّن من جذب انتباه المشاركين في اجتماعك على مواقع التواصل الاجتماعي، احرص على التواصل الفعَّال معهم من خلال الخبرات المتبادلة، وباستخدام لغة بسيطة، واستخدم الوسائل المرئية مثل الشرائح لأنها الأكثر تأثيرًا في جذب انتباه المشاركين، ولا بُد من تحديد مهام في النهاية من أجل تحفيز الجميع على المشاركة، ولا تنسَ أن تتوقف مؤقتًا لطرح الأسئلة، أو إجراء استطلاعات الرأي.

 

"الجزء الأكثر تحديًا في العرض التقديمي الافتراضي، هو الافتقار إلى تعليقات المشاركين."

 

ضع القواعد الأساسية وناقش مقاييس النجاح لتقود فريق عمل عن بُعد:

إذا كنت أنت الرئيس، يجب عليك إرشاد الآخرين إلى كيفية تحقيق أقصى استفادة من عملهم المستقل، اطلب منهم كتابة أهداف واضحة باستصحاب مقاييس النجاح المتفق عليها، وباعتبارك وسيطًا أساسيًا بين أعضاء فريقك، فأنت المعني بتتبُّع التقدم المُحرز في مشاريعهم باستخدام مراجعات تقييم الأداء، وتحديد الاستراتيجيات المتابعة والمراقبة.

 

إليك أربع أدوات مفيدة لإبقاء فريقك على المسار الصحيح:

1. القواعد الأساسية لسَاعات العمل الرسمية، والاجتماعات عبر الإنترنت وقنوات الاتصال.

2. الاجتماعات الأسبوعية لتأسيس أطر الاتصالات وتعزيز الترابط.

3. الاجتماعات الأحادية للتأكُّد من عدم حدوث أي خلل.

4. مراجعات تقييم الأداء لقياس مدى نجاح أعضاء فريقك لمقابلة متطلبات إنجاز أهدافهم طويلة المدى.

إن إتقان فن قيادة الاجتماعات عبر الإنترنت يبدأ بالتحضير من أجل أن تكون الاجتماعات مختصرة ومنظَّمة، من خلال إنشاء مستند يتضمَّن جدول أعمال الاجتماع وهدفه، بالإضافة إلى أي مواد قد يحتاجها المشاركون. وإرسالها قبل الجلسة، مع تجنُّب تكرار الاجتماعات وحصرها على الأشخاص الأكثر صلة بموضوع الاجتماع.

 

خلال الاجتماع، أبقِ الجميع على المسار الصحيح واضمن تفاعلهم، واستفد من التنسيق عبر الإنترنت من خلال الدردشة النصية والصمت واستطلاعات الرأي والغرف الفرعية، وانتبه إلى أهمية تخصيص الدقائق الخمس الأخيرة من كل اجتماع لـ "تحديد مخرجات الاجتماع"، حيث يجتمع الأشخاص معًا للتفكير في خطواتهم التالية.

 

قم بتطبيق مهارات العمل عن بُعد في مكان عمل هجين واحصل على الفوائد:

فكِّر في جوانب العمل الأكثر ملاءمة والاختيار بين العمل من مكتبك مقابل منزلك الهادئ، حيث تتيح لك عقلية العمل الفردي أن تصبح أكثر إنتاجية وتوازنًا وكفاءة، لتستمتع أنت ورئيسك بمزيد من الحرية مع قدر أقل من المراقبة عن كثب، وزيادة المرونة، وتقدير أكبر لقدراتك.

 

"يُعرف المزيج الذي يجمع العمل من المنزل والعمل عن بُعد باسم خطة (Goldilocks)، التي لا يقضي فيها كل موظف الكثير من الوقت في المنزل ولا وقتًا قليلًا جدًا في المنزل".

 

عن المؤلفين

يعمل (Robert Pozen) الرئيس السابق لشركة Fidelity للاستثمار بالتدريس في كلية سلون للإدارة في معهد ماساتشوستس للتقنية، أما (Alexandra Samuel)فهي تحمل درجة الدكتوراه، وخبيرة في مجال العمل باستخدام التقنية الرقمية.